В соответствии с Законом №2297-VI «О защите персональных данных» любой владелец базы персональных данных должен зарегистрировать ее в государственном реестре.

Юридическим аспектам, правам и обязанностям как субъектов, так и владельцев баз ПД мы посвятили отдельную статью. А в этой публикации мы расскажем о непосредственном порядке государственной регистрации базы персональны данных.

Заполнение заявки на регистрацию баз ПД

Основной информацией в заявке являются: наименование базы ПД, цель обработки ПД и правовые основания для использования ПД.

Наименование ПД. Любое описательное название базы персональных данных.

Цель обработки ПД. Согласно закону цель обработки ПД должна соответствовать целям деятельности владельца базы ПД, которые зафиксированы в его уставных документах и/или предусмотрены законодательством Украины, которое регулирует их деятельность (что такое цель обработки ПД; типовые цели обработки ПД).

Правовые основания для использования ПД. В качестве правовых оснований для использования ПД выступает согласие пользователя на обработку его ПД. Такое согласие может быть выражено следующими способами:

  • на бумажном носителе;
  • в электронном документе (подписанным ЭЦП);
  • отметка на электронной странице или в электронном файле, обрабатываемая в информационной системе, которая: а) не позволяет обрабатывать ПД, пока субъект ПД не выполнит действия, для подтверждения его согласия; б) обеспечивает регистрацию действий субъекта ПД и целостность протоколов регистрации таких действий.


Рассмотрим два примера регистрации базы ПД: база данных пользователей веб-сайта и база данных сотрудников предприятия.

  Сайт Предприятие
Наименование ПД База даних користувачів сайту example.com База даних працівників ТОВ «Роги та копита»; 1С Підприємство Версія 8.1 «Зарплата + Кадри» для України (база персональних даних працівників ТОВ «Роги та копита») у електронній формі
Цель обработки ПД Обробка персональних даних здійснюється з метою надання доступу до інформації та матеріалів, що розміщені на веб-сайті АДРЕСА.

Категорії персональних даних, що обробляються: - прізвище, ім’я, по-батькові; - адреса електронної пошти; - дата народження; - місце проживання; - електронні ідентифікаційні дані; - електронні дані про локалізацію; - інші дані, що добровільно надаються суб’єктом персональних даних для реалізації Володільцем мети обробки.

Обробка персональних даних проводиться на підставі Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, ЗУ “Про захист персональних даних”, ЗУ “Про інформацію”, інших нормативно-правових документів.
Обробка персональних даних здійснюється з метою забезпечення реалізації трудових відносин на підприємстві.

Категорії персональних даних, які обробляються: - прізвище, ім’я, по-батькові; - паспортні дані; - реєстраційний номер облікової картки платника податків; - особисті відомості (вік, стать, родинний стан, склад сімї); - місце проживання фактичне та за державною реєстрацією; - освіта; - професія, спеціальність, кваліфікація; - відомості про військовий облік; - дані, що стосуються стану здоров'я в межах, визначених законодавством про працю; - дані, що підтверджують право працівника на пільги, встановлені законодавством про працю та Податковим Кодексом України; - номери телефонів; - інші дані, що добровільно надаються суб’єктом персональних даних для реалізації Володільцем мети обробки.

Обробка персональних даних проводиться на підставі Кодексу законів про працю України, ЗУ “Про захист персональних даних”, Статуту, Колективного договору та інших нормативно-правових актів України та локальних актів (положень, наказів тощо) Володільця
Правовые основания для использования ПД Згода суб'єкта персональних даних на обробку його персональних даних надана у формі відмітки на електронній сторінці документа Згода суб'єкта персональних даних на обробку його персональних даних надана в формі документу на паперовому носії

 


Подача заявки в электронном виде

Для подачи заявки в электронном виде вам потребуется ключ ЭЦП, выданный одним из аккредитованных центров сертификации ключей.

В процессе подготовки вам нужно подписать файл заявки своей ЭЦП. Мы сделали специальную страничку, при помощи которой вы сможете наложить ЭЦП на любой документ. Однако наш сервис поддерживает ключи только от IVK и MasterKey.

Подробная инструкция:

 

  1. Сформируйте заявку в электронном виде на специальной странице. После заполнения всех необходимых полей вы получите XML файл;
  2. Подпишите полученный файл при помощи нашей страницы наложения ЭЦП (для зарегистрированных пользователей, нужны ключи ЭЦП от IVK или MasterKey). Вам нужен только файл цифровой подписи, поэтому выберите "нет", когда апплет спросит, нужно ли включать в подписанный файл оригинальные данные. После наложения ЭЦП апплет выдаст вам для скачивания .p7s файл, который представляет из себя подписанную электронную заявку. Если у вас есть несколько ЭЦП (например, подпись и печать), то повторите процесс, используя второй комплект подписей. В качестве подписываемого файла снова используйте тот же XML файл электронной заявки. В итоге у вас должны быть XML файл и один или два .p7s файла в зависимости от количества ваших ЭЦП;
  3. Загрузите оригинальный XML файл, подписанный файл (.p7s) и файл публичного ключа (.cer файл) на страничке подачи заявки в электронном виде;
  4. Введите контрольные символы и нажмите кнопку «Подать заявку».


После этого система выдаст вам уникальный номер заявки и отправит дальнейшие инструкции на указанный в электронной заявке email.

Инструкция на сайте государственного реестра баз персональных данных.

Подача заявки в бумажном виде

Если у вас нет ключей ЭЦП, то вы можете зарегистрировать базу ПД по почте:

  1. Распечатайте и заполните заявку в бумажном виде (пример заполнения для физических лиц; пример заполнения для юридических лиц);
  2. Отправьте заявку заказным письмом по адресу: 02660, м. Київ, вул. Марини Раскової, 15, Державна служба України з питань захисту персональних даних;
  3. Для ускорения регистрации также пошлите заполненную заявку на электронный ящик register@zpd.gov.ua.


Ответ службы по вопросам защиты персональных данных вы также получите по почте.